Uno de los errores mas comunes que suelen tener las empresas hoy en día, según Daniel Goleman en su libro “La práctica de la inteligencia emocional”, es el exceso de trabajo. Teniendo más trabajo del que podemos asumir, resulta difícil además dar seguimiento a todos los temas que surgen.
Algunos tenemos una bandeja de pendientes, recordatorios en outlook o avisos del calendario. Organizamos temas por colores de carpetas, por montones o simplemente todo lo pendiente lo tenemos descolocado encima de la mesa siguiendo nuestro orden que nadie más entiende.
La cosa se complica si además tenemos a nuestro cargo un equipo al que damos orientación y que esperan de nosotros un seguimiento y/o reconocimiento.
¿Cómo hacer seguimiento de todo?
Creo que la clave está en responder a la pregunta del título. ¿Qué resultados tendrías en tu trabajo o en tu vida si hicieras seguimiento de todos los temas?
Si tu respuesta ha sido que los resultados de tu empresa y de tu vida personal serían mucho mejores y que te sentirías mucho más satisfecho, entonces toca arremangarse y ver hasta qué punto estamos convencidos de esto y qué precio estamos dispuestos a pagar por ello.
La falta de seguimiento se la atribuimos generalmente a una falta de competencia organizativa pero normalmente se ancla en algo mas profundo y que varía en cada persona. Los principales obstáculos suelen nacer de:
- Pereza por falta de una motivación clara.
- Miedo al conflicto si pregunto por algo que pedí hacer y sospecho no se ha hecho.
- Dudas sobre si eso que inicié será relevante,
- Falta de asertividad para decir no a interrupciones ya sean presenciales, por mail o teléfono.
- Incapacidad para concentrarse por el exceso de volumen de trabajo.
Las causas varían en función de cada persona pero lo que tienen en común es que si damos una serie de pasos previos anulamos el efecto de cualquiera de estos obstáculos. Vamos a verlos:
- Conecta con tu misión y visión. ¿Cuáles son las 3 cosas más importantes para ti en la vida? Esas sin las cuales tu vida no tendría sentido.
- Define cuales son los roles en tu día a día. Eres padre/madre, emplead@, jefe, amig@, hij@, compañer@.
- Piensa cuáles son tus prioridades en cada uno de esos roles. Las necesidades que quieres cubrir para sentir que todos los roles tienen el peso que te hace sentir bien. ¿Tienes una meta anual para cada rol?
- Establece cuales son las acciones imprescindibles que te ayudan a cubrir esas necesidades. Y formúlalos como objetivos semanales: Llamadas, reuniones, tiempo de reflexión, tiempo de correos, viajes, estudio, investigación, estar con tus hijos, visitar a tus padres, deporte, reportes a tus superiores, tiempo con o para tus colaboradores…
- Finalmente ahora sí, coge la agenda o tu método de organización favorito y adjudica tiempos y momentos a cada una de esas acciones en el día a día. Si al hacer esto te das cuenta de que tienes mas acciones que horas al día, tendrás que volver al punto 1.
- Y ahora llega el paso fundamental para hacer seguimiento. Todo lo planificado por escrito queda registrado y al acabar la semana y planificar la siguiente tendrás que comprobar en qué estado está.
- Además, una vez que has agendado lo importante, va a haber otras cosas que van a ir surgiendo a lo largo del día, interrupciones, ideas maravillosas, imprevistos de algún cliente, noticias inesperadas. Para que cada cosa tenga su seguimiento, haz el ejercicio de incluir cada uno de esos imprevistos dentro de uno de los bloques de metas de alguno de tus roles del punto 4 y 5. Eso a veces supondrá eliminar alguna de las acciones que ya tenías previstas o reajustar los tiempos.
- Por último, es necesario un ejercicio de integridad diario para conectar con tu misión del punto 1, la brújula que va a hacer que tu día se enfoque hacia lo que es relevante para ti.
Lo que te propongo es crear el hábito de planificar tu tiempo no a partir de lo que “tienes que hacer” sino a partir de lo que “quieres ser” y “quieres vivir” e incluir dentro de esa planificación, un tiempo para hacer el seguimiento necesario a todo lo importante.
Luego ya te puedes ocupar de la competencia técnica organizativa. Hay miles de artículos en internet con consejos sobre cómo organizar tu mesa, tus archivos o tu tiempo. Te recomiendo un libro que leí hace tiempo “Personal Efficiency Program” que incluye una lista de hábitos útiles para aumentar tu productividad.
Pero recuerda que estos serán efectivos únicamente si previamente has hecho un ejercicio de honestidad con los puntos 1, 2, 3 y 4.
Conseguir resultados distintos implica hacer y actuar de manera distinta. Si este artículo te parece interesante, no dejes de incluir en tu agenda un tiempo para darle seguimiento ;).
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